Sähköpostilistojen tuominen ja päivittäminen Mailtrain-alustalle
Tämä Wiki-sivu on tarkoitettu tueksi sähköpostilistojen hallinnointiin. Tämä ohjeistus on tarkoitettu paikallisryhmien sähköpostilistojen päivittämiseen.
Kotisivujen kontaktiformin kautta tulleet uudet sähköpostilistojen tilaajat päivittyvät järjestelmään automaattisesti. Sukupuuttopuheissa ja muissa tilaisuuksista kerätyt ilmoittautumislomakkeet täytyy kuitenkin tallentaa järjestelmään käsin.
Uusien tilaajien sähköpostit voi viedä listana järjestelmään esimerkiksi CSV (Comma Separated Value)-tyyppisinä yksinkertaisina tekstitiedostoina. CSV on ehkäpä yksinkertaisin tapa tallentaa tietoa taulukkoina.
1. Luo CSV-tiedosto
Voit valmistella CSV-tiedoston tekstieditorilla tai esimerkiksi Microsoftin Excel- / Libreofficen Calc-taulukkolaskentaohjelmalla.
Tekstieditorilla:
CSV-tekstitiedostot tallennetaan tyypillisen .txt-päätteen sijaan .csv päätteiseksi ja muotoillaan seuraavasti:
Sarakkeennimi1,Sarakkeennimi2,Sarakkeennimi3
sarakkeen1rivi1,sarakkeen2rivi1,sarakkeen3rivi1
sarakkeen1rivi2,sarakkeen2rivi2,sarakkeen3rivi3
Esimerkiksi:
Email,Forname,Surname
kaisakapina@mail.com,Kaisa,Kapina
karikapina@mail.com,Kari,Kapina
Mailtrain-järjestelmä ei sisällä käyttäjistä muuta tietoa kuin sähköpostiosoitteet. Siten järjestelmään riittää yksi sarake, jossa on pelkät sähköpostiosoitteet, eikä pilkkuja tarvitse lisätä:
Email
tilaaja1@mail.com
tilaaja2@mail.com
tilaaja3@mail.com
tilaaja4@mail.com
Tästä linkistä voit ladata ylläolevan esimerkin valmiina csv-esimerkkitiedostona.
Microsoft Excel- / Libreoffice Calc- ohjelmalla
Tämä opas on tehty Libreofficella, mutta pitäisi pääpiirteissään toimia samoin myös Microsoft Excelillä. Katso .gif-animaatio alta:
2. Sähköpostiosoitteiden vieminen järjestelmään
Nyt voit kirjautua järjestelmään osoitteessa https://mailtrain.elokapina.fi
- Valitse ylävalikosta Lists
- Avautuu näkymä oman paikallisryhmäsi listoista, valitse haluamasi lista klikkaamalla lista nimeä Name sarakkeessa
- Nyt ylävalikossa oikealla on Imports, klikkaa sitä
- Klikkaa uudesta näkymästä Create Import
- Anna tuonnille kuvaava nimi ja tarvittaessa laajempi kuvaus Description-kentässä
- Paina Choose file ja etsi tiedostojärjestelmästäsi valmistelemasi .csv-tiedosto
- Paina nappia Save and edit settings
- Tämän jälkeen näkymä päivittyy ja alas näkyviin tulee uudet kohdat
Type
- Valitse Basic import of subscribers
- Valitse check imported emails
- kun tämä on valittuna, vain uudet sähköpostiosoitteet lisätään listalle, ja näin estetään saman sähköpostiosoitteen lisääminen moneen kertaan samalle sähköpostilistalle
Mapping
- Valitse kohtaan Email pudotusvalikosta haluamasi sarake (paikallisryhmien tapauksessa niitä pitäisi olla vain yksi, eli Email tai esim. Sähköposti)
- Paina Save and run
- Uusi näkymä aukeaa ja sivulla lukee tuonnin tila. Finished kertoo, että tuonti on onnistunut.
- Nyt uudet tilaajat on tuotu onnistuneesti järjestelmään! Alla vielä .gif animaatio opastukseksi.
