Fasilitointi ja kokousten rakenne
Fasilitoijan roolista ja tehtävistä
-
Fasilitoija ei saa olla kyseessä olevan ryhmän koordinoija ja hänellä pitäisi olla ihannetilanteessa koulutus fasilitointiin tai vähintään briiffaus aiheeseen ennen kuin ottaa tämän tärkeän ryhmään vaikuttavan roolin hoitaakseen.
-
Fasilitoijan olisi hyvä muistuttaa kirjuria kirjoittamaan ylös tehtävät, joihin osallistujat ovat lupautuneet kokouksen aikana, jotta heillä on tehtävälista mukanaan tapaamisen jälkeen. Näin tieto siitä, mitä on luvannut tehdä, kenen kanssa ja mihin mennessä, on konkreettisesti saatavilla.
-
Fasilitoijan tehtävä ei ole vain pitää lukua puheenvuoroista ja -järjestyksestä vaan myös proaktiivisesti rakentaa konsensusta, jotta ryhmä/ien päätöksistä ja tehtävistä päästään yhteisymmärrykseen.
Tämä tarkoittaa:
Keskustelunaiheen määrittely tai ehdottaminen ja ryhmän pitäminen kiinni aiheessa. “Tää on tärkeetä ja me ja se on myöhemmin asialistalla. Just nyt me yritetään puhua X:stä."Jatkuvasti tiivistää sitä, mistä on päästy yhteisymmärrykseen ja mistä on vielä erimielisyyttä “No niin, mahtavaa, ollaan päästy siihen, että workshop pidetään torstaina. Nyt meidän pitää vielä päättää, mitä ryhmiä kutsutaan.”
Lyö lukkoon nopean päätöksen ja delegoi pikkuyksityiskohdat, joista ei ole erimielisyyksiä yhdelle tai kahdelle henkilölle hoidettaviksi. Näin säästestään arvokasta kokouksaikaa. “Hienoa eli kutsumme ryhmät X ja Y. Ehdotan, että Maija ja Kalle sopivat keskenään sen, miten ryhmiin otetaan yhteyttä. Näin päästään eteenpäin asialistalla”
Jos konsensusta ei ole, delegoidaan tehtävä 2-3 ihmiselle, jotka ottavat asiasta lisää selvää ja kehittävät luovia ratkaisuja seuraavalla viikolle tai vain ratkaisevat ongelman keskenään niin kuin tuntuu soveliaalta. “Olemme käyttäneet tähän jo 10 min ja vaikuttaa siltä, että olemme jumissa. Voisko Kalle ja Maija tavata ja kehittää tätä eteenpäin keskenään ja raportoida ensi viikolla meille muille tai tehdä ratkaisun ja ehdottaa sitä meille? Onko tämä ok kaikille?”
Varmista, että tehtävät ja päätökset ovat selviä ryhmälle ja että minuuttien kirjaaja on kirjannut ne ylös. “Okei, eli nähdäkseni olemme päättäneet pitää tapahtuman ensi torstaina ja tehtävänä (action points) on Kallella ja Maijalla järjestää se – voidaanko se kirjata ylös - kiitos”
Muistuta ihmisiä aikajänteestä ja esityslistasta “Olemme käsitelleet tätä 10 min ja meidän pitää vielä jutella x:stä ja y:stä ennen klo 14, joten meidän pitää päättää joko a tai b ja sitten jatkaa eteenpäin”
Kokousten standardirakenne
Ryhmän koordinoijien pitäisi kirjoittaa asialista ennen kokousta. Ihannetilanteessa vähintään 1 päivä ennen tapaamista.
Alkuun fasilitoija muistuttaa osallistujia turvallisesta tilasta (ei oletuksia toisen henkilöstä: sukupuolesta/(mielen)terveydestä/resursseista/asemasta/kyvyistä) ja rakentavasta vuorovaikutuksesta (Viesti, jos mahdollista, minäviestein – älä kerro toisesta sinäviestein. Ole rehellinen, mutta kunnioittava ja ystävällinen. Oleta toisen tarkoittavan hyvää. Kerro tarpeistasi. Kritisoi tilanteita ja toimintaa (asioita), älä ihmisiä. Älä call-outtaa tai sheimaa. Anna tilaa.)
-
Tapaamisten/kokouksen pitäisi aina alkaa 10 minuutin sisällä virallisesta alkamisajasta. Näin aikaa ei kulu alitajuiseen ajatukseen siitä, että on ok olla myöhässä, koska “aina kuitenkin aloitetaan myöhässä“. Myöhästyneitä muistutetaan tästä.
-
Check in -kierros, jossa kerrotaan nimi ja kuulumiset sillä ajatuksella, että tämä auttaa ihmisiä olemaan paremmin läsnä tapaamisessa.
-
Edellisessä kokouksessa sovittujen tehtävien raportointi – huom! tämä ei ole keskusteluaika.
a. Tekemättä jäänyt tehtävä kirjataan ylös. Jos se on edelleen relevantti, kirjataan edelleen tehtäväksi.
b. Jos näistä tarvitsee keskustella, lisätään ne asialistalle, mutta niistä ei keskustella tässä kohdassa.
c. Jos paikalla ei ole tehtäviin lupautuneita ihmisiä, kirjatan noiden tehtävien tila tuntemattomaksi ja annetaan jollekulle tehtäväksi tilanteen seuraamisnen, jotta tärkeitä asioita ei jää tekemättä.
-
Asialistan hyväksyminen, lisäyksien tekeminen , jos se on tarpeen. Sovitaan lavea aikataulu jokaiselle aiheelle ja kokouksen päättymisajankohta. Esimerkiksi: “Okei, eli meillä on 6 kohtaa listalal. Ehdotan, että meillä on noin 10 min jokaiselle ja päätämme kokouksen tunnin kuluttua eli klo 18.30”. Tässä kohdassa lisätyt kohdat lisätään yleensä asialistan loppuun.
-
Tavallisen kokouksen ei pitäisi kestää kauemmin kuin 1,5 h, koska keskittyminen hajoaa kovasti sen jälkeen – pidetään 5 min tauko tarpeen vaatiessa – ja jos asialista on pitkä, se tarkoittaa ehkä, että pitää perustaa alaryhmiä käsittelemään erityisalueita.
-
Kokouksen lopuksi kerro ryhmälle tehtävät (action points) – ei keskustelua – jotta he ymmärtävät olevansa vastuussa ryhmälle lupaamistaan tehtävistä.
-
Sopikaa aina seuraavan kokouksen ajankohdasta ja siitä, kuka tekee kokoukseen vaadittavat järjestelyt.
Kokouksen asialista
Asialistan pitäisi olla valmis ennen kokousta ja ainakin fasilitoija päätetty etukäteen, jotta hän voi valmistautua rooliinsa eli lukea fasilitointiohjeet ja asialistan.
Asialistapohja:
[ryhmä] esityslista [päivämäärä]
Minuuttien kirjaaja:
Fasilitoija:
Hyvinvoinnista huolehtii:
Paikalla:
Poissa:
- Aloituskierros (esim nimi, pronomini, jos puhutaan englantia ja oma fiilis lyhyesti)
- Muistutus uusiutuvasta kulttuurista: – ei callouttaamista (myöskään emaileissa) - Asiat selvitetään puhelimassa / kasvokkain, noudatetaan tarvittaessa omaa konfliktinsovittelumenetelmää, harkitse ennen suostumista tehtäviin, palauta tekemättä tehtävät käsiteltäviksi ja saavu ajoissa paikalle!
- Tsekataan tehtävät viime kokouksen kirjauksista - tämä ei ole keskustelu
a. Mitä on jäänyt tekemättä / joiden tilasta ei tiedetä, koska ihmisiä ei ole paikalla: - Alaryhmien raportit
- Lisättävää esityslistalle?
- [esityslistan varsinaiset kohdat]
- asiat, jotka lykätään seuraavaan kokoukseen:
- Seuraava tapaaminen
a. Pvä ja aika:
b. Toiminta: _____ aikatauluttaa, lisää sen XR:n kalenteriin ja postaa mahdollisimman pian, tekstaa poissaoleville ryhmäläisille, jotta he saavat tiedon tapaamisesta ajoissa. Sitten luo esityslistan, jolle muut voivat lisätä. - Yhden tai kahden sanan lähtökierros (esim oma nimi, missä on petrattavaa, mitä opin/ oma nimi, mikä fiilis nyt)
Maybe from occupy?