WIKI: Fasilitointiohjeet ja suositeltu kokousten rakenne

Fasilitointi ja kokousten rakenne
• Fasiliotoija ei saa olla ko ryhmän koordinoija ja hänellä pitäisi olla ihannetilanteessa koulutus fasilitointiin tai vähintään briiffaus aiheeseen ennen kuin ottaa tämän tärkeän ryhmään vaikuttavan roolin hoitaakseen.

• Fasilitoijan olisi hyvä muistuttaa ihmisiä kirjoittamaan ylös tehtävät, joihin ovat lupautuneet kokouksen aikana, jotta heillä on tehtävälista mukanaan tapaamisen jälkeen. Näin tieto siitä, mitä on luvannut tehdä, kenen kanssa ja mihin mennessä, on konkreettisesti saatavilla.

• Fasilitoijan tehtävä ei ole vain pitää lukua puheenvuoroista ja -järjestyksestä vaan myös proaktiivisesti rakentaa konsensusta, jotta ryhmä/ien päätöksistä ja tehtävistä päästään yhteisymmärrykseen.

• Tämä tarkoittaa
◦ Keskustelunaiheen määrittely tai ehdottaminen ja ryhmän pitäminen kiinni aiheessa. “Tää on tärkeetä ja me ja se on myöhemmin asialistalla. Just nyt me yritetään puhua X:stä."

◦ Jatkuvasti tiivistää sitä, mistä on päästy yhteisymmärrykseen ja mistä on vielä erimielisyyttä “No niin, mahtavaa, ollaan päästy siihen, että workshop pidetään torstaina. Nyt meidän pitää vielä päättää, mitä ryhmiä kutsutaan.

◦ Lyö lukkoon nopean päätöksen ja delegoi pikkuyksityiskohdat, joista ei ole erimielisyyksiä yhdelle tai kahdelle henkilölle hoidettaviksi. Näin säästestään arvokasta kokouksaikaa. “Hienoa eli kutsumme ryhmät X ja Y. Ehdotan, että Maija ja Kalle sopivat keskenään sen, miten ryhmiin otetaan yhteyttä. Näin päästään eteenpäin asialistalla”

◦ Jos konsensusta ei ole, delegoidaan tehtävä 2-3 ihmiselle, jotka ottavat asiasta lisää selvää ja kehittävät luovia ratkaisuja seuraavalla viikolle tai vain ratkaisevat ongelman keskenään niin kuin tuntuu soveliaalta. “Olemme käyttäneet tähän jo 10 min ja vaikuttaa siltä, että olemme jumissa. Voisko Kalle ja Maija tavata ja kehittää tätä eteenpäin keskenään ja raportoida ensi viikolla meille muille tai tehdä ratkaisun ja ehdottaa sitä meille? Onko tämä ok kaikille?”

◦ Varmista, että tehtävät ja päätökset ovat selviä ryhmälle ja että minuuttien kirjaaja on kirjannut ne ylös. “Okei, eli nähdäkseni olemme päättäneet pitää tapahtuman ensi torstaina ja tehtävänä (action points) on Kallella ja Maijalla järjestää se – voidaanko se kirjata ylös - kiitos”

◦ Muistuta ihmisiä aikajänteestä ja esityslistasta “Olemme käsitelleet tätä 10 min ja meidän pitää vielä jutella x:stä ja y:stä ennen klo 14, joten meidän pitää päättää joko a tai b ja sitten jatkaa eteenpäin

Kokousten standardirakenne

Ryhmän koordinoijien pitäisi kirjoittaa asialista ennen kokousta. Ihannetilanteessa 1 päivä ennen tapaamista.

Alkuun fasilitoija muistuttaa osallistujia turvallisesta tilasta (ei oletuksia toisen henkilöstä: sukupuolesta/(mielen)terveydestä/resursseista/asemasta/kyvyistä) ja rakentavasta vuorovaikutuksesta (Viesti, jos mahdollista, minäviestein – älä kerro toisesta sinäviestein. Ole rehellinen, mutta kunnioittava ja ystävällinen. Oleta toisen tarkoittavan hyvää. Kerro tarpeistasi. Kritisoi tilanteita ja toimintaa (asioita), älä ihmisiä. Älä call-outtaa tai sheimaa. Anna tilaa.)

  1. Tapaamisten/kokouksen pitäisi aina alkaa 10 minuutin sisällä virallisesta alkamisajasta. Näin aikaa ei kulu alitajuiseen ajatukseen siitä, että on ok olla myöhässä, koska “aina kuitenkin aloitetaan myöhässä“. Myöhästyneitä muistutetaan tästä.

  2. Check in -kierros, jossa kerrotaan nimi ja kuulumiset sillä ajatuksella, että tämä auttaa ihmisiä olemaan paremmin läsnä tapaamisessa.

  3. Edellisessä kokouksessa sovittujen tehtävien raportointi – tämä ei ole keskusteluaika.

    a. Tekemättä jäänyt tehtävä kirjataan ylös. Jos se on edelleen relevantti, kirjataan edelleen tehtäväksi.
    b. Jos näistä tarvitsee keskustella, lisätään ne asialistalle, mutta niistä ei keskustella tässä kohdassa.
    c. Jos paikalla ei ole tehtäviin lupautuneita ihmisiä, kirjatan noiden tehtävien tila tuntemattomaksi ja annetaan jollekulle tehtäväksi tilanteen seuraamisnen, jotta tärkeitä asioita ei jää tekemättä.

  4. Asialistan hyväksyminen, lisäyksien tekeminen , jos se on tarpeen. Sovitaan lavea aikataulu jokaiselle aiheelle ja kokouksen päättymisajankohta. Esimerkiksi: “Okei, eli meillä on 6 kohtaa listalal. Ehdotan, että meillä on noin 10 min jokaiselle ja päätämme kokouksen tunnin kuluttua eli klo 18.30”. Tässä kohdassa lisätyt kohdat lisätään yleensä asialistan loppuun.

  5. Tavallisen kokouksen ei pitäisi kestää kauemmin kuin 1,5 h, koska keskittyminen hajoaa kovasti sen jälkeen – pidetään 5 min tauko tarpeen vaatiessa – ja jos asialista on pitkä, se tarkoittaa ehkä, että pitää perustaa alaryhmiä käsittelemään erityisalueita.

  6. Kokouksen lopuksi kerro ryhmälle tehtävät (action points) – ei keskultelua – jotta he ymmärtävät olevansa vastuussa ryhmälle lupaamistaan tehtävistä.

  7. Sopikaa aina seuraavan kokouksen ajankohdasta ja siitä, kuka tekee kokoukseen vaadittavat järjestelyt.

Asialistan pitäisi olla valmis ennen kokousta ja ainakin fasilitoija päätetty etukäteen, jotta hän voi valmistautua rooliinsa eli lukea fasilitointiohjeet ja asialistan.

Asialistapohja:
[ryhmä] esityslista [päivämäärä]
Minuuttien kirjaaja:
Fasilitoija:
Hyvinvoinnista huolehtii:
Paikalla:
Poissa:

  1. Aloituskierros (esim nimi, pronomini, jos puhutaan englantia ja oma fiilis lyhyesti)
  2. Muistutus uusiutuvasta kulttuurista: – ei callouttaamista (myöskään emaileissa) - Asiat selvitetään puhelimassa / kasvokkain, noudatetaan tarvittaessa omaa konfliktinsovittelumenetelmää, harkitse ennen suostumista tehtäviin, palauta tekemättä tehtävät käsiteltäviksi ja saavu ajoissa paikalle!
  3. Tsekataan tehtävät viime kokouksen kirjauksista - tämä ei ole keskustelu
    a. Mitä on jäänyt tekemättä / joiden tilasta ei tiedetä, koska ihmisiä ei ole paikalla:
  4. Alaryhmien raportit
  5. Lisättävää esityslistalle?
  6. [esityslistan varsinaiset kohdat]
  7. asiat, jotka lykätään seuraavaan kokoukseen:
  8. Seuraava tapaaminen
    a. Pvä ja aika:
    b. Toiminta: _____ aikatauluttaa, lisää sen XR:n kalenteriin ja postaa mahdollisimman pian, tekstaa poissaoleville ryhmäläisille, jotta he saavat tiedon tapaamisesta ajoissa. Sitten luo esityslistan, jolle muut voivat lisätä.
  9. Yhden tai kahden sanan lähtökierros (esim oma nimi, missä on petrattavaa, mitä opin/ oma nimi, mikä fiilis nyt)
3 Likes
  1. Kiva, että ei viikkoa etukäteen. Helpottaa stressiä!
  2. Tarkoittaako tää sitä, että kansallinen koordinaattori kirjoittaa koordinaattorien kokouksien esityslistat? Halutaanko tulkita sitä niin?

Älä call-outtaa tai sheimaa.
Muistutus uusiutuvasta kulttuurista: – ei callouttaamista (myöskään emaileissa)

Voisko tähän vielä avata mitä call-outtaaminen (syyttäminen?) on, kun se ei kai ole sama asia kuin sheimaaminen, eli häpäisy? Tarkoitan vaan, että tulee kaikille selväksi, mitä näillä termeillä tarkoitetaan. :slight_smile:

Mitä on “RU-konfliktinsovittelumenetelmä”?

Voisko tähän pohtia mikä olisi ideaali esityslistan pituus, kuinka monta pointtia on realistista käydä läpi 1,5 h kokouksessa ottaen huomioon checkinit ja outit ja edellisen kokouksen action pointit?

Turvallisesta tilasta ja rakentavasta kulttuurista on ilmeisesti tulossa omat ketjunsa? :slight_smile:

Riippuu varmaan siitä, mitä sovitaan?

Joo. Mä en kirjoittanut tohon pitkästi, koska ajattelin, että ton dokkarin on kiva olla simppeli. Täällä on mun mielestä tosi hyvä sorron sanasto: http://feminismiasuomeksi.blogspot.com/2016/06/feministiseen-keskusteluun-liittyvaa.html

Se on toi sovittelumenetelmä, jonka kääntäminen mulla on kesken Uusiutuvan ryhmän keskustelualueella. Linkitän sen myöhemmin tähän, kun se on valmis.

XR UK:lla kolme ekaa asiaa listalla check inin ja edellisten action pointtien jällkeen on ne, jotka oletetaan ehdittävän käydä läpi.

Kyllä.

1 Like

Mitä callouttaaminen vois olla meijän kokouksessa? Onko sillä vain tuo feministisanaston määrittämä merkitys sortamisesta huomauttaminen?

Mun käsittääkseni tässä viitataan siihen. Ja sehän on siis tavallaan syyttämistä, niin kuin totesit aiemmin. Eikä XR:ssäkään tarkoiteta, etteikö sortamisesta pitäis huomauttaa vaan että kokous ei oo oikea paikka sille. (Eikä maili tai esim tää foorumi vaan että asia käsiteltäis mieluiten kasvokkain.)

1 Like

Facilitation

  1. Know before the meeting that you’re going to facilitate

  2. Liaise with coordinator to have an agenda ready

  3. Main tasks during meeting: Make sure that the meeting runs smoothly & ends on time + facilitate efficient decision-making

  4. If you have an opinion of your own, it’s okay to voice it but your main task is to run the meeting in an impartial manner

  5. People will use hand-signs to signal that they want to say something - take a note of order of hand-signs & accept them in accordance with their chronological order → form a queue

  6. Hand-signs.

  7. Hand-signs in response of what’s been said:

  8. Jazz hands up = approval, Jazz hands down = disapproval

  9. Roll hands = get on with what you’re saying

  10. What else a good facilitator would do:

  11. When a discussion has gone on forever, summarise main positions & encourage final decision + APs

  12. If a discussion is very unstructured, suggest a model for the meeting, e.g. write a table of pros & cons, create a timeline

  13. Balance the meeting participation, i.e. discourage people who’ve dominated the meeting (very politely!), encourage quiet people to speak up; you may wish to encourage women, people of colour or marginalised groups to speak up especially

  14. Make sure the meeting ends on time!

2 Likes

The hand signs used in XR UK are not the same as signs we use in Finland. If anyone has a link to a website illustrating the signs we use, feel free to post here. :slight_smile:

I have no idea where ours come from then. :smiley: Maybe from occupy?

Call-out on tapa, jolla tuodaan julkisesti jonkun virhe esille. Silloin tarkoituksena on saattaa virheen tekijä häpeään. Call-out voi toimia tehokkaasti jonkin yhtiön tai suuressa vastuussa olevan henkilön kohdalla, mutta harvoin tavallisen ihmisen. Näkisin, että Fortumia vastaan tehty viherpesuaktio oli call-outtaamista, ja se toimi. Call-in on sen jonkinlainen vastakohta, sillä virheen tekijää lähestytään yksityisesti ja kerrotaan missä mentiin pieleen ja miten pitäisi toimia. Call-inin tarkoituksena on huomioida tehty virhe ja halutaan sen korjaantuvan, mutta tehdä se rakentavammin yksittäisen ihmisen kohdalla.

Mun mielestä kokouksissa olis ok tehdä kevyt call-out, jos joku käyttää jotain selkeää haukkumasanaa marginalisoidusta ryhmästä, sillä silloin signaloidaan ettei tää ole ok ja ryhmässä mahdollisesti haukkumasanasta kärsivät kokevat olevansa turvassa ja huomioituja.

1 Like

Tää kuulostaa hyvältä. Tän vois korostaa uuteen esityslistapohjaankin: ensimmäiset kolme kohtaa on kokouksen ensisijaiset, kohdat 4–n jos aikaa jää.

2 Likes